So planen Sie Ihren Umzug vom Büro

Den Umzug eines kompletten Büros richtig planen: Umziehen, Mitarbeiter in Büroumzug integrieren und vom Umzugsunternehmen helfen lassen.

So planen Sie Ihren Umzug vom Büro
Müller & Woschke UG (haftungsbeschränkt) Umzug-Berlin.de, Berlin, Umzugsunternehmen, Umzug, Umzugsfirma, Umzugshelfer hat 4,81 von 5 Sternen 187 Bewertungen auf ProvenExpert.com

Der komplette Büroumzug mit Mitarbeiten und Umzugsunternehmen

 Montag, 6. Januar 2020  Müller & Woschke UMZUG-BERLIN.de

Büro-Umzug planen
Bild von Free-Photos auf Pixabay
Den Umzug vom Büro planen

Bei einem Umzug eines kompletten Büros geht es um mehr als nur technische Geräte, Bücher, Schreibtische und Akten an einem anderen Standort unterzubringen. Hier ist die Arbeit im Team gefragt – mehr denn je sollte sich jeder Mitarbeiter sehr schnell im neuen Büro zurechtfinden. Wer will nicht in den neuen Räumlichkeiten schnell und effektiv erfolgreich im Sinne des Unternehmens agieren? Um dies sicherzustellen, beginnt die Tätigkeit eines Unternehmens für den Büroumzug schon viel früher als der Umzug vonstatten geht. Es zählt das Motto: Je eher Sie planen, desto besser! Arbeiten Sie deshalb mit guten Checklisten und vergleichen Sie im Vorfeld unterschiedliche Umzugsunternehmen, die Ihnen der professionellen Umzug ermöglichen. Motivieren Sie Ihr Team von Anfang an, dass alle tatkräftig am gleichen Strang ziehen, wenn Umzugskartons gepackt werden.

Tipp: Lesen Sie auch unseren Blogartikel Umzugskartons Berlin, kaufen, mieten gebraucht oder neu?

Wie planen Sie den Umzug im Büro richtig?

Wie viel Vorlaufzeit Sie genau für die Umsiedlung Ihres Büros benötigen, hängt vor allem von der Firmengröße ab. Bei kleineren Unternehmen oder Konzernen genügt in den meisten Fällen eine Vorbereitungszeit von ungefähr zwei bis drei Monaten.

Bei mittelgroßen Firmen bis zu ca. 250 Mitarbeitern empfehlen die Experten hingegen, schon ein halbes Jahr vor dem Wechsel mit allen notwendigen Vorbereitungen zu beginnen. Beschäftigen Sie zwischen 250 und 800 Arbeitnehmer? Dann ist der gesamte Büroumzug sicher aufwendiger. Sie, brauchen hier auf jeden Fall sechs bis zwölf Monate, um alles so zu strukturieren, damit der Umzug reibungslos vonstatten geht. Bei Betrieben mit noch mehr Arbeitsplätzen und riesigen Firmen ist dementsprechend sogar mit einer Vorlaufzeit von einem bis anderthalb Jahren zu rechnen.

Im Grundsatz gilt immer: Je eher Sie Ihren Umzug im Büro planen, desto besser. Möchten nicht auch Sie Nerven schonen und Zeit sparen? Dann informieren Sie sich clever – und das schon im Vorfeld!

Welche Kosten können für den Firmenumzug entstehen?

Die Kosten für den Firmenumzug können hier nicht im Vorfeld einfach schnell benannt werden. Meist belaufen sich die Preise für einen Umzug mit Ihrem Unternehmen in einem deutlich höheren Bereich als bei einem privaten Umzug. Hierbei sind schließlich sehr wichtige Details zu beachten, die alle reibungslos beim Umzug vonstatten gehen müssen. Hier sollten Sie also nur Profis ans Werk lassen, damit die Technik schnell wieder funktioniert und alle Mitarbeiter möglichst schnell wieder ihrer gewohnten Arbeit nachgehen können. Wenn Sie hier nicht clever planen, könnte es unter Umständen sogar zu Ausfällen an den Einnahmen kommen. Wenn Sie dies von Anfang an vermeiden möchten, dann organisieren Sie mit Struktur den Umzug – und zwar von Anfang an!

Tipp: Lesen Sie auch bei unseren Leistungen das Angebot für Privatumzüge Berlin.

Welche Dinge sollten Sie noch beachten, damit Sie clever den Umzug im Unternehmen planen?

Neben dem richtigen Unternehmen, das zu Ihnen passt, sollten Sie ggf. von Anfang an für die Buchung von Handwerker wie Elektriker und Installateure für den Anschluss von Telefonen und Internet sorgen. Die Technik ist meist die Basis für den Erfolg im Unternehmen. Außerdem müssen Sie vielleicht für einen bestimmten Zeitraum ein paar Möbel einlagern lassen, wofür Mietkosten zu zahlen sind. Den Umsatzausfall für die Tage während des Umzugs sollten Sie in den Büroumzug ebenso einrechnen wie die alle Kostenaufwendungen, die weiterlaufen. Das Personal will bezahlt werden, die laufenden Versicherungen sind zu bedienen – all diese Faktoren sollten Sie von Anfang an in die Kalkulation bei Ihrer Firma betrachten. Wetten, dass es somit zu keinen bösen Überraschungen vor, während und nach dem Umzug kommen wird?

Der Büroumzug: so kann Ihre Checkliste aufgebaut werden:

Neben der Buchung des für Sie richtigen Unternehmens, das Ihren Wechsel im Büro als Profi plant, sollten Sie sich, je nach Firmengröße, folgende Fragen im Vorfeld stellen:

  1. Sind genügend Verpackungsmaterialien und Transportmittel organisiert oder schon vorhanden?
  2. Benötigen Sie zusätzliches Fachpersonal?
  3. Wie möchten Sie Ihren Umzug absichern und welche Leistungen sind beim Umzugsunternehmen mit beinhaltet, was die Versicherungen anbelangt?
  4. Wie breit sind Treppen und Türen? Steht ein Fahrstuhl zur Verfügung und wie groß ist er?

Neben diesen Fragen müssten Sie stets auf ein solides Übernahmeprotokoll achten, damit das gesamte Hab und Gut sicher am neuen Büroort ankommen wird.

Ihre Checkliste für den Firmenumzug – diese Punkte können Sie beachten:

Eine Checkliste ist unabdingbar für den Firmenumzug oder Büroumzug. Wie Sie am besten eine Checkliste aufbauen, können Sie anhand der folgenden Punkte lesen.

Lesen Sie auch unsere Umzugscheckliste

  • Damit der neue Vermieter zufrieden ist, sollten Sie rechtzeitig die Kaution stellen und einen Dauerauftrag für die Miete einrichten.
  • Die Kündigung des alten Büros sollte so rechtzeitig wie möglich stattfinden.
  • Melden Sie Ihren Umzug mit der Firma allen Ihren Energie- und Gasversorgern, mit denen Sie zu tun haben.
  • Bestellen Sie mehr als rechtzeitig Ihren neuen Telefon- und Internetanschluss.Was ist hierbei wichtig? Bereits vor dem Tag des Einzugs sollte alles reibungslos funktionieren. Deshalb können Sie bereits dann alle Leitungen überprüfen lassen, damit Ihre Mitarbeiter von Anfang an gut arbeiten können.
  • Informieren Sie Ihre Geschäftspartner und Ihre Kunden über den Umzug. Hierbei dürfen Sie Online alle Infos veröffentlichen oder eine Anzeige in der Presse schalten, damit Sie effektiv informieren.
  • Machen Sie sich Notizen, wen Sie noch über den Büroumzug informieren möchten: Zum Beispiel sind Versicherungen, Verbände, Banken, Gewerkschaften, Verlage für Zeitschriften und Abos, Krankenkassen oder Domain-Inhaber zu informieren, nur um ein paar Interessenten zu nennen!
  • Weisen Sie unbedingt auf den Impressums- und Kontaktseiten auf Ihrer Webseite im Netz auf Ihre neue Adresse und Telefonnummer hin.
  • Stellen Sie bei der Post einen Nachsendeantrag. So kommen Schriftstücke und Pakete sicher an – und das auch nach dem Umzug.
  • Lassen Sie Broschüren, Briefköpfe, Flyer und andere Werbemedien rechtzeitig ändern.
  • Holen Sie sich gute Angebote von Umzugsunternehmen ein, die zu Ihnen passen. Achten Sie ggf. auf die zusätzliche Anmietung eines Möbelaufzugs.
  • Besorgen Sie ausreichend Umzugs- und Bücherkartons oder lassen Sie sich diese organisieren.
  • Sortieren Sie in diesem Zusammenhang alles aus, was Sie nicht mehr benötigen.
  • Planen Sie anhand des Grundrisses von den neuen Räumlichkeiten, wie Technik und Schreibtische so stehen werden, dass Ihre Mitarbeiter unter gesunden Bedingungen arbeiten können. Achten Sie zudem auf die Lage von Steckdosen und Lichtschaltern.

Tipp: Lesen Sie auch bei unseren Leistungen das Angebot für Büroumzüge Berlin.

An diesen Grundlagen sehen Sie: Es ist immer ein Vorteil, wenn Sie rechtzeitig und mit System diesen besonderen Umzug mit Ihrem eigenen Büro, Ihrer Firma oder Unternehmen planen. Nun aber ein wichtiger Faktor zum Schluss: Motivieren Sie Ihr Team und alle Ihre Mitarbeiter, dass der Umzug viele Vorteile mit sich bringt. Jeder einzelne Angestellte ist gefragt, mit der richtigen Einstellung stets das Optimum zu geben und gute Stimmung zu verbreiten! Dies können Sie auch in unserer Leistungsbeschreibung für Büroumzüge nachlesen.

Fazit:
Wenn Sie all diese Grundlagen beherzigen, steht dem reibungslosen Büroumzug nichts mehr entgegen.